Cobros y contabilidad en HIVRA
Cuando un cliente paga a través de HIVRA, la transacción no solo queda registrada en el sistema — también se puede sincronizar automáticamente con tu software contable. Esto elimina la doble digitación, reduce errores humanos y da a tu contador información actualizada en tiempo real.
HIVRA soporta sincronización contable con Zoho Books y con YaloCobro.
¿Qué se sincroniza automáticamente?
Cuando se confirma un pago en HIVRA, el sistema crea automáticamente en Zoho Books:
- Un cliente (si no existe previamente) con nombre, correo y datos de contacto.
- Una factura de ventas con los productos o servicios comprados, monto y fecha.
- Un pago aplicado a la factura, usando la cuenta contable configurada para el método de pago (tarjeta, transferencia, etc.).
El resultado es que la factura aparece como pagada en Zoho Books sin ninguna acción manual.
Configurar la integración contable
Para que la sincronización ocurra, debes:
- Conectar Zoho Books desde Integraciones → Zoho Books (ver guía completa).
- Configurar el impuesto que aplica a tus ventas (ISV 15% en Honduras).
- Configurar las cuentas de pago en el mapa de cuentas (ver sección abajo).
Mapa de cuentas de pago
HIVRA necesita saber en qué cuenta contable registrar cada método de pago. Esto se configura en Integraciones → Zoho Books → Configuración avanzada:
| Método de pago | Cuenta recomendada en Zoho |
|---|
| PixelPay (tarjeta) | Cuentas por cobrar / Banco PixelPay |
| Transferencia bancaria | Banco corriente (tu cuenta bancaria) |
| Otro / Efectivo | Caja chica |
Verificar el estado de sincronización
Desde Reportes → Sincronización Zoho, puedes ver el estado de cada venta:
| Estado | Significado |
|---|
| ✅ SINCRONIZADO | La factura fue creada y el pago registrado en Zoho Books |
| ⏳ PENDIENTE | La venta aún no fue enviada a Zoho (la factura no existe) |
| ❌ ERROR | Hubo un problema al crear la factura (ver detalle del error) |
| ⊙ DUPLICADO | Se detectó que ya existía una factura para esta transacción |
Sincronización manual
Si una venta quedó PENDIENTE (por ejemplo, porque Zoho Books estaba temporalmente desconectado), puedes sincronizarla manualmente:
Ir al reporte de sincronización
Ve a Reportes → Sincronización Zoho.
Filtrar por PENDIENTE
Usa el filtro de estado para ver solo las ventas PENDIENTES.
Sincronizar individualmente o en lote
Para una venta individual, haz clic en Sincronizar a Zoho en la fila correspondiente. Para sincronizar todas las pendientes del rango de fecha, usa el botón Sincronizar ahora en la parte superior.
Protección contra duplicados
HIVRA detecta automáticamente cuando una venta ya tiene una factura en Zoho Books y evita crearla de nuevo. Esto es importante si:
- Hiciste una sincronización manual y luego el sistema intentó hacerlo automáticamente.
- Un mismo servicio fue cobrado a través de HIVRA Y registrado en MindBody (que también sincroniza con Zoho).
En estos casos, la venta aparece como DUPLICADO en el reporte — esto es informativo, no un error.
Si ves muchas ventas en estado ERROR, lo más común es que las credenciales de Zoho Books hayan expirado o que el impuesto configurado (ISV) no coincida con un impuesto existente en tu organización de Zoho. Ve a Integraciones → Zoho Books y reconecta si es necesario.
Revisa el reporte de sincronización al menos una vez por semana para asegurarte de que no haya ventas PENDIENTES acumuladas. Las ventas PENDIENTES no están en tu contabilidad hasta que se sincronicen.
